Сегодня мессенджеры стали неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Электронная почта, смс-сервисы, электронные мессенджеры ежедневно используются миллионами людей не только для общения, но и для решения важных вопросов.
С какого номера телефона лучше вести переписку, например для родительского комитета?
Чтобы придать юридическую значимость переписке в мессенджерах необязательно заводить номера телефонов на образовательные учреждения. Достаточно указать конкретные номера и перечень используемых мессенджеров (WhatsApp , Viber и т.д.) для передачи юридически значимых сообщений в приказе по учреждению.
Хотя есть учреждения, которые снимают с себя ответственность за последствия общения педагогов в социальных сетях с родителями и оформляют приказы об ограничении общения в социальных сетях. В прикреплении к статье можно посмотреть ОБРАЗЕЦ такого приказа.
❗ Если работник образовательного учреждения будет согласен с использованием личных мессенджеров в служебных целях, то работодателю следует оформить данное условие соответствующим образом:
- порядок применения мессенджеров в служебных целях рекомендуется закрепить в коллективном договоре либо в правилах внутреннего трудового распорядка;
- получить от работника заявление в письменной форме, содержащее его согласие на обработку персональных данных, таких как личный номер телефона, а также согласие на использование личного мобильного телефона в служебных целях с получением компенсации;
- составить и утвердить приказом руководителя организации список работников, использующих в служебных целях личный мобильный телефон;
- в должностной инструкции работника следует указать, при исполнении каких обязанностей работник должен пользоваться мессенджером;
- с работниками, чьи телефоны будут использоваться в служебных целях, заключить письменное соглашение о возмещении расходов на использование личного мобильного телефона. Как правило, в соглашении указывается определенная сумма компенсации в месяц. Конкретный размер компенсации можно определить произвольно по соглашению с работником. Сумма компенсации не облагается страховыми взносами и налогом НДФЛ.
Нюансы оформления компенсации.
Согласно ст. 188 ТК РФ , если работник использует свое имущество в служебных целях, с согласия или ведома работодателя, то ему выплачивается компенсация . Поэтому необходимо, если компенсация не прописана в трудовом договоре , обязательно оформить доп. соглашение к трудовому договору с сотрудником, где прописать условие о компенсации расходов и зафиксировать в нем порядок расчета и выплату такой компенсации.
При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденной стоимости мобильного телефона. Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.
Расчет компенсации происходит по формуле:
К=С/М, где
К - размер компенсации;
С - документально подтвержденная стоимость телефона;
М - количество месяцев составляющих срок службы телефона, согласно технической документации.
| Сейчас для образовательных учреждений оформление вышеназванных документов может быть излишним. Но в будущем, с развитием дистанционного обучения, учителям все больше придется использовать личный мобильный телефон в служебных целях и общаться в мессенджерах с учениками и родителями. |
Как необходимо фиксировать договоренности в чате WhatsApp, чтобы они имели «вес» при возникновении недопонимания или разбирательств?
Чтобы переписку можно было представлять в качестве доказательства, она должна быть максимально содержательной. Как правило, в мессенджерах используют сокращения, разговорный стиль, не всегда прямые значения слов. Иногда суть сообщений может быть непонятна вне контекста. Поэтому любые договоренности в чате, с родителями или коллеги лучше всегда подкреплять подведением итогов, делать лаконичное «резюме», после которого участники чата должны ват ответить: «согласна», «принято», «хорошо, так будем действовать» и т.п.
❗ Обязательно просмотрите всех участников вашего чата и попросите не использовать никнейм вместо имени. Идеальный вариант - это когда контакт указывает на фамилию и имя собеседника. Также следует обратить внимание на то, что в некоторых мессенджерах (Skype, Telegram) возможно общение с использованием никнейма со скрытым номером телефона. В такой ситуации переписка формально будет считаться анонимной.
Еще важный нюанс — в WhatsApp всегда отображается, что сообщение удалено. Однако не все в курсе, что сообщение не может быть удалено отправителем у получателя по истечении часа после его отправки. В этом смысле WhatsApp удобен для фиксации договоренностей, а вот в Telegram можно бесследно удалять сообщения у себя и у получателя в любое время.
Стоит ли использовать в чате голосовые сообщения?
Далеко не все способны четко описывать ситуацию и формулировать вопросы в устной форме. Часто в голосовых сообщениях используется много лишних слов, и основной смысл теряется.
Также затруднительно осуществлять поиск по содержанию голосовых сообщений. И конечно невнятный текст сложно будет потом представить в качестве доказательства.
Поэтому рекомендуем самим не использовать голосовые сообщения, а при отправке таковых в ваш адрес, резюмировать итог и заручиться текстовым подтверждением.
Ссылка на источник фото, использованного на обложке.
Если было полезно, жмите «Аплодировать» ! Нам будет очень приятно 😉